J’ai trouvé une manière de gagner en productivité instantanément pendant ma thèse. Presque tout les doctorants que je connais commettent cette erreur, erreur qui pourtant peut être facilement corrigée. Il m’arrive de rechuter dans ce comportement par période. Par exemple, dans les premiers mois de mon postdoc, j’avais tendance à adopter ce comportement. Je connais aussi beaucoup de professeurs qui ont ce comportement et je comprends pourquoi ce comportement peut se développer facilement, mais je pense qu’il vaut mieux l’éviter si on veut gagner en productivité et je vais t’expliquer comment je fais ici.

Les emails en thèse

J’aimerais te parler ici des emails. Maintenant que je suis en postdoctorat, je pense recevoir au moins 4 fois plus d’emails que pendant ma thèse. Au début, cela me donnait l’impression de devoir être plus présent et de devoir y répondre pour que le projet avance. Ce qui d’un certain point de vue est vrai. Je me retrouvais donc facilement à ouvrir mes emails depuis mon téléphone et ce dès le réveil, puis à mon arrivé au bureau et travaillais ensuite avec mes emails ouverts, prêt à saisir la moindre notification pour aller les regarder de nouveau et même sans notification les regarder 5 minutes plus tard. Quelle plaisante distraction que de regarder ses emails. Parfois, je lisais mes emails mais ne répondais pas directement et devais donc le relire plus tard, voir retardé ou même oublié de répondre. Ayant 3 boites emails ; perso, boulot, vaillantsdoctorants ; je me retrouvais donc avec les trois boites ouvertes, prêt à répondre si le besoin était. Avec mes emails sur mon téléphone, je les regardais de manière automatiques dès que j’avais quelques secondes devant moi, au réveil, pendant des réunions etc.

Au final, les emails sont un peu la machine à sous du travail. Nous regardons de manière compulsive pour savoir si nous obtenons une récompense : un bel email.

B.F. Skinner avait fait une expérience avec des rats. Le rat était mis dans un cage et pouvais presser un bouton et après 100 fois il recevait une récompense. Dans un autre cas, la réponse était aléatoire. La sécrétion de dopamine était bien plus grande lorsque la récompense était aléatoire. La même chose se produit avec nos emails. L’attente d’un email et la réception de celui-ci nous envoient une décharge de dopamine. C’est très addictif.

Est-ce nécessaire ?

Je comprends pourquoi dans le monde de la recherche on se retrouve facilement à passer énormément de temps sur nos emails. Un maitre de conférences me disait qu’elle ouvrait ses mails chaque matin et passer au moins trois heures à les lire et à y répondre. Au final, cela veut aussi dire passer les trois premières heures de sa journée à ne pas travailler sur des projets concret tel que la rédaction d’un article scientifique ou d’une demande de bourse par exemple.

Je comprends la nécessité de lire et répondre à ses emails. C’est nécessaire pour pouvoir avancer dans ses projets et on peut facilement en recevoir une vingtaine par jour et bien plus pour certaines personnes et ne pas répondre veut parfois dire retarder certains projets.

Cependant, on peut rapidement se retrouver dans l’excès à utiliser les emails comme une distraction de ce qui est vraiment important. En thèse, on ne reçoit pas autant d’emails que cela et il est possible de ne pas les regarder toutes les cinq minutes. Personne ne risque d’être affecté si il doit attendre quelques heures avant de recevoir une réponse et si la personne à besoin d’une réponse urgente, cela peut attendre.

Comment gérer ses emails en thèse ?

Ce que j’essaie de faire et que je t’invite à adopter consiste au points suivants :

1. Supprime les notifications de ton ordinateur et de ton téléphone. Les notifications sonores et visuelles apparaissant sur ton écran car celles-ci vont attiser ta curiosité et capturer ton attention.
2. Supprime les applications de messagerie de ton téléphone, voire même l’accès via internet sur ton téléphone. De cette façon, tu ne peux accéder à tes emails qu’avec un ordinateur. Cela permet de ne pas regarder ses emails de manières automatiques pendant des réunions etc.
3. Ne garde pas ta boite de réception ouverte lorsque tu travailles et ne la regarde pas toutes les cinq minutes, ni même toutes les trente minutes. A la place, définis des blocs durant lesquels tu lis tes emails (par exemple à 11h et 15h ou à 11h, 13h et 16h selon tes préférences) et défini une durée claire durant laquelle tu vas lire tes emails.
   1. Regarder tes emails tout le temps est une distraction qui te fait perdre un temps fou (non seulement car tu passes du temps à constamment ouvrir et regarder ta boite mail, mais aussi parce qu’il te faut un peu de temps pour te reconcentrer sur l’action que tu voulais faire).
   2. Si ça peut aider, défini un horaire durant lequel tu peux recevoir tes emails. Par exemple avec Boomerang sur Gmail, tu peux mettre tes email en pause en définissant des horaires durant lesquels tu ne reçois pas les emails. Comme ça, pas de distraction et d’anticipation.
4. Si possible, ne regarde pas tes emails dès le réveil et utilise ce temps durant lequel tu as plein d’énergie pour faire ce qui est vraiment important.
5. Considère la nécessité d’envoyer ou de répondre à un email. Chaque email doit être nécessaire et avoir une certaine valeur. Peut-être qu’un coup de téléphone ou un rendez-vous serait plus rapide qu’une longue discussion de va et viens par email ?
6. Pour chaque email que tu lis, agis. Que ce soit répondre, supprimer ou mettre dans un dossier, tu ne dois pas lire le même email 2 fois.
7. Fais des dossiers ou ajoute des labels.
   1. Un dossier pour chaque projet ou pour chaque étudiant.
   2. Un dossier administratif.
   3. Un dossier conférence.
   4. Etc;
8. Fais une signature automatique.
9. Crée des règles automatiques pour certains emails que tu reçois ‘if… then…’ pour pouvoir stocker les emails automatiquement.
10. Supprime les newsletter et emails que tu ne lis jamais pour ne plus les recevoir.

Bien sûr, tu n’es pas obligé de suivre chacun de ces points. Applique ceux qui te semblent le plus logique pour ta situation et ceux qui fonctionne le mieux.

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Cyprien